Proposta de estruturação operacional
Modernização dos Processos de RH e Departamento Pessoal
Uma operação integrada para reduzir retrabalho, aumentar a confiabilidade das informações e fortalecer a gestão de pessoas da Maximiliano.
Visão geral
Crescer com sistemas desconectados custa mais do que parece.
Atualmente, as rotinas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal são executadas em diferentes plataformas, planilhas e controles paralelos. Além de consumir tempo da equipe, essa estrutura aumenta o retrabalho, dificulta a conferência das informações e reduz a capacidade de análise da operação.
O desafio não é apenas trocar de ferramenta. É organizar a operação antes, durante e depois da mudança.
Cenário atual
O que está limitando a eficiência da operação
Processos descentralizados
Atividades e informações distribuídas entre diferentes sistemas e controles.
Retrabalho operacional
Repetição de lançamentos, conferências e atualizações manuais.
Informações desconectadas
Dificuldade para reunir uma visão única e confiável dos dados.
Risco de inconsistências
Maior possibilidade de divergências, erros e informações desatualizadas.
Rotinas demoradas
Tempo elevado para executar atividades administrativas recorrentes.
Indicadores limitados
Baixa disponibilidade de dados gerenciais para apoiar decisões.
Dependência de controles manuais
Planilhas e conferências paralelas sustentando etapas importantes da operação.
Quando a informação está espalhada, a equipe trabalha mais para enxergar menos.
Objetivo
Uma única estrutura para conectar pessoas, processos e informações
O projeto tem como objetivo implantar uma operação integrada para a gestão de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, centralizando informações, automatizando atividades e proporcionando maior controle sobre as rotinas relacionadas à gestão de pessoas.
- 01Centralizar dados e processos.
- 02Reduzir retrabalho e atividades manuais.
- 03Melhorar a confiabilidade das informações.
- 04Otimizar o atendimento aos colaboradores.
- 05Disponibilizar indicadores estratégicos.
- 06Fortalecer a conformidade das rotinas trabalhistas.
Solução proposta
A tecnologia será o meio. A estrutura será a base.
Diagnóstico operacional
Mapear como os processos funcionam atualmente, identificando gargalos, duplicidades, controles paralelos, responsáveis e pontos de risco.
Integração dos processos
Desenhar uma operação centralizada que conecte RH, Departamento Pessoal, controle de ponto, benefícios, documentos e gestão dos colaboradores.
Digitalização e automação
Estruturar a automação de atividades como admissões, férias, solicitações internas, controle de ponto, documentos e assinaturas eletrônicas.
Implantação acompanhada
Apoiar a configuração, os testes, o treinamento das equipes, o início da operação e os ajustes necessários após a implantação.
Não se trata apenas de instalar um sistema. Trata-se de construir uma nova forma de operar.
Visualização da nova operação
Como essa transformação acontecerá na prática
Antes de implantar a tecnologia, a Legatto irá organizar os caminhos que cada informação, solicitação e responsabilidade deverá percorrer.
Atualmente, parte das informações precisa passar por diferentes sistemas, planilhas, mensagens e conferências manuais. A proposta é substituir essa jornada fragmentada por uma operação centralizada, com etapas, responsáveis, critérios e registros claros.
Hoje
- Planilha
- Controle de ponto
- Documentos
- Benefícios
- E-mails
- Mensagens
- Solicitações internas
- Colaboradores
- Dados duplicados
- Conferência manual
- Informações espalhadas
- Retrabalho
- Baixa visibilidade
Durante o projeto
- 01Mapear os processos atuais.
- 02Identificar gargalos e riscos.
- 03Definir os requisitos.
- 04Selecionar a plataforma.
- 05Organizar regras e responsabilidades.
- 06Validar, testar e preparar as equipes.
A Legatto conecta pessoas, processos e tecnologia antes da implantação.
Depois da implantação
- Cadastro dos colaboradores
- Admissões
- Férias
- Ponto
- Benefícios
- Documentos
- Solicitações
- Assinaturas
- Relatórios
- Indicadores
- Dados centralizados
- Responsabilidades definidas
- Processos rastreáveis
- Indicadores disponíveis
- Menos retrabalho
Informação certa, no lugar certo, com responsáveis e etapas definidos.
Exemplos de como as rotinas poderão funcionar
- 01Solicitação de admissão
- 02Preenchimento das informações
- 03Envio e validação dos documentos
- 04Aprovação dos responsáveis
- 05Assinatura eletrônica
- 06Cadastro no sistema
- 07Conclusão do processo
A solicitação deixa de depender de mensagens e conferências isoladas. Cada etapa passa a possuir responsável, prazo, documentos necessários e registro de conclusão.
Os fluxos acima são exemplos ilustrativos. Os processos definitivos serão desenhados e validados durante o diagnóstico, conforme as regras e necessidades da Maximiliano.
Escopo
O que será estruturado ao longo dos seis meses
O escopo definitivo será validado após o levantamento inicial dos processos e das necessidades da empresa.
Ferramentas de apoio
As ferramentas que apoiarão a execução
As ferramentas serão utilizadas para organizar informações, registrar decisões, acompanhar tarefas e facilitar a comunicação entre a Legatto, a Maximiliano e os fornecedores envolvidos.
Google Drive
- Centralização dos documentos do projeto.
- Organização dos arquivos e relatórios.
- Compartilhamento entre os responsáveis.
- Controle das versões dos documentos.
Google Meet
- Realização das reuniões remotas.
- Encontros de diagnóstico.
- Demonstrações das plataformas.
- Treinamentos e validações.
ClickUp ou Notion
- Organização do plano de trabalho.
- Controle das etapas.
- Definição de responsáveis.
- Acompanhamento dos prazos.
- Registro de decisões e próximos passos.
A ferramenta definitiva de gestão do projeto será escolhida pela Legatto conforme a dinâmica da equipe.
Miro
- Mapeamento visual dos processos.
- Construção dos fluxos atuais e futuros.
- Identificação dos pontos de decisão.
- Visualização das responsabilidades entre as áreas.
Google Forms
- Coleta estruturada de informações.
- Levantamento das necessidades internas.
- Registro das percepções das equipes.
- Apoio nas etapas de diagnóstico e avaliação.
WhatsApp e e-mail
- Comunicação entre os responsáveis.
- Envio de avisos e solicitações.
- Confirmação de reuniões.
- Encaminhamento de informações operacionais.
Decisões relevantes, alterações de escopo e aprovações deverão ser registradas por e-mail ou na ferramenta oficial de gestão do projeto.
Plataforma de RH e Departamento Pessoal
- Centralização das rotinas.
- Gestão dos documentos dos colaboradores.
- Controle de ponto, férias, admissões e benefícios.
- Gestão das solicitações internas.
- Geração de relatórios e indicadores.
A plataforma definitiva será selecionada durante o projeto. Sua contratação, licenças e mensalidades serão de responsabilidade da cliente.
Ferramentas de assinatura eletrônica
- Clicksign.
- D4Sign.
- Recurso integrado à plataforma selecionada.
- Formalização digital de documentos.
- Redução dos processos manuais.
- Maior rastreabilidade e segurança das informações.
A definição da ferramenta dependerá das funcionalidades existentes na plataforma escolhida e das necessidades da empresa.
Responsabilidade financeira
Custos de ferramentas e fornecedores
O investimento de R$ 18.000,00 corresponde exclusivamente aos serviços de diagnóstico, estruturação, gestão e acompanhamento prestados pela Legatto.
Qualquer custo de ferramenta, plataforma, licença ou fornecedor necessário ao projeto será de responsabilidade exclusiva da Maximiliano.
O que é responsabilidade da cliente
- Licenças de sistemas de RH e Departamento Pessoal.
- Mensalidades das plataformas selecionadas.
- Taxas de implantação ou configuração cobradas pelo fornecedor.
- Criação de usuários e acessos adicionais.
- Planos pagos de armazenamento.
- Ferramentas de assinatura eletrônica.
- Integrações entre sistemas.
- Consumo de APIs.
- Serviços técnicos de programação.
- Migração ou tratamento de dados.
- Suporte premium oferecido pelo fornecedor.
- Treinamentos cobrados pelo fornecedor.
- Personalizações e módulos adicionais.
- Equipamentos ou infraestrutura necessários.
- Reajustes futuros aplicados pelas plataformas.
- Tributos ou taxas incidentes sobre as contratações.
- Qualquer nova ferramenta paga identificada durante o projeto.
As plataformas e os serviços de terceiros deverão ser contratados diretamente pela Maximiliano, em nome da própria empresa, utilizando seus dados cadastrais e meios de pagamento.
A Legatto poderá pesquisar, comparar, recomendar e acompanhar a contratação, mas não será responsável pelo pagamento, adiantamento ou financiamento desses custos.
Ferramentas internas da Legatto
As ferramentas que já fazem parte da estrutura interna da Legatto e são utilizadas exclusivamente para organizar sua própria prestação de serviço não gerarão cobrança adicional.
Entretanto, qualquer licença, usuário, plano, armazenamento, integração ou recurso pago contratado especificamente para atender às necessidades da Maximiliano será custeado pela cliente.
Despesas excepcionais
Caso, excepcionalmente, seja necessário que a Legatto realize alguma contratação em nome do projeto, isso somente ocorrerá mediante autorização prévia e escrita da Maximiliano e após o recebimento antecipado do valor integral necessário.
Nenhum custo de terceiro será assumido pela Legatto sem aprovação e pagamento prévio da cliente.
Entregáveis
O que será entregue durante o projeto
Os documentos serão construídos conforme a evolução do projeto e validados com os responsáveis internos.
Como o projeto acontece
O passo a passo do trabalho, do diagnóstico à conclusão
O projeto combina encontros presenciais nos momentos decisivos com execução remota contínua, mantendo comunicação diária pelos canais que a equipe da Maximiliano já utiliza.
- PresencialEtapa presencial, na sede da Maximiliano.
- RemotoEtapa remota, com comunicação e registros contínuos.
- 01
Diagnóstico presencial
PresencialImersão na operação da Maximiliano para entender, na prática, como cada rotina de RH e Departamento Pessoal funciona hoje.
- Visita presencial com observação direta das rotinas.
- Entrevistas com responsáveis de RH, DP e lideranças envolvidas.
- Levantamento dos sistemas, planilhas e controles paralelos em uso.
- Mapeamento de gargalos, retrabalhos e pontos de risco.
Presença da equipe de RH, DP e responsáveis pelos processos.
Registro completo da operação atual.
- 02
Estudo e construção do plano de ação
RemotoCom o diagnóstico em mãos, a Legatto analisa as informações e constrói o plano de ação do projeto.
- Análise dos dados e das informações coletadas no diagnóstico.
- Definição de prioridades, sequência de trabalho e responsáveis.
- Estudo e comparação das ferramentas adequadas ao cenário.
- Construção do plano de ação com etapas, critérios e prazos.
Trabalho interno da Legatto, com esclarecimentos pontuais por mensagem.
Plano de ação estruturado para validação.
- 03
Reunião presencial de início
PresencialEncontro presencial para apresentar o plano de ação, alinhar expectativas e dar partida oficial ao projeto.
- Apresentação do diagnóstico e do plano de ação.
- Alinhamento de prioridades, prazos e responsáveis internos.
- Definição dos canais de comunicação e da rotina de acompanhamento.
- Validação do ponto de partida com a diretoria e as lideranças.
Diretoria, lideranças e equipes de RH e DP.
Plano de ação validado e projeto iniciado.
- 04
Estruturação remota com comunicação diária
RemotoFase mais longa do projeto: a estruturação acontece remotamente, com contato constante pelos canais do dia a dia.
- Desenho dos fluxos, regras, responsáveis e critérios de cada processo.
- Organização das informações, documentos e cadastros necessários.
- Interação com fornecedores para demonstrações, testes e propostas.
- Comunicação por WhatsApp ou pela plataforma que a equipe já usa diariamente.
- Reuniões on-line sempre que uma decisão exigir discussão conjunta.
Interação contínua com os responsáveis internos, sem depender de agenda formal.
Processos desenhados e decisões documentadas.
- 05
Reunião presencial de implantação
PresencialDepois de bater o martelo sobre o que será feito, um novo encontro presencial marca a virada para a nova operação.
- Consolidação das decisões tomadas durante a estruturação.
- Apresentação da nova operação às equipes envolvidas.
- Orientação prática sobre rotinas, responsáveis e novos fluxos.
- Definição do que entra em operação e em que ordem.
Equipes de RH e DP, lideranças e usuários dos novos processos.
Nova operação apresentada e colocada em prática.
- 06
Acompanhamento remoto da execução
RemotoA Legatto acompanha a execução à distância, observando como a nova operação se comporta no dia a dia real.
- Monitoramento das rotinas em funcionamento.
- Apoio às dúvidas das equipes pelos canais de comunicação combinados.
- Registro de dificuldades, desvios e oportunidades de melhoria.
- Reuniões periódicas de acompanhamento com os responsáveis.
Contato direto e contínuo com quem executa as rotinas.
Relatos e registros do funcionamento real.
- 07
Ajustes
RemotoOs pontos identificados no acompanhamento são corrigidos e refinados até que a operação fique estável.
- Correção de fluxos, regras ou responsabilidades que não se sustentaram na prática.
- Refinamento de documentos, modelos e orientações.
- Reforço de orientação para as equipes onde houver dificuldade.
- Novas validações após cada ajuste aplicado.
Validação conjunta dos ajustes com os responsáveis internos.
Operação estabilizada e ajustada à realidade da empresa.
- 08
Conclusão
RemotoEncerramento do projeto com a operação funcionando, documentada e sob responsabilidade das equipes internas.
- Consolidação da documentação dos processos.
- Apresentação do relatório final e dos resultados observados.
- Transferência formal da condução das rotinas para as equipes internas.
- Recomendações para a continuidade e evolução da operação.
Diretoria, lideranças e responsáveis pelas rotinas.
Projeto concluído e operação entregue.
Comunicação durante o projeto
Durante toda a execução, a comunicação acontece pelo canal que a equipe da Maximiliano já utiliza no dia a dia — WhatsApp ou outra plataforma de mensagens definida no início do projeto. O objetivo é que dúvidas, decisões e ajustes sejam tratados no mesmo ritmo da operação, sem depender de reuniões formais para cada assunto.
- Canal único e combinado desde a reunião de início.
- Respostas e alinhamentos ao longo dos dias úteis.
- Reuniões on-line quando a decisão exigir discussão conjunta.
- Registro das decisões relevantes para consulta posterior.
Encontros presenciais previstos
- 01Diagnóstico presencial, no início do projeto.
- 02Reunião presencial de início, para validar o plano de ação.
- 03Reunião presencial de implantação, na virada para a nova operação.
Encontros presenciais adicionais podem ser combinados conforme a necessidade do projeto.
A duração de cada etapa pode variar conforme a complexidade identificada, a disponibilidade das equipes e os prazos dos fornecedores. A sequência de trabalho, porém, é mantida do diagnóstico à conclusão.
Resultados esperados
O que muda quando a operação começa a funcionar de forma integrada
Antes
- Sistemas separados.
- Controles paralelos.
- Conferências manuais.
- Informações fragmentadas.
- Processos dependentes de pessoas específicas.
- Decisões reativas.
Depois
- Operação integrada.
- Processos centralizados.
- Rotinas automatizadas.
- Informações mais confiáveis.
- Responsabilidades definidas.
- Decisões orientadas por dados.
O papel da Legatto
Estrutura para que a mudança aconteça de verdade
A Legatto atuará na estruturação e condução do projeto, conectando processos, pessoas e tecnologia. Nosso papel é garantir que a implantação não se limite à escolha de uma ferramenta, mas resulte em uma operação mais clara, organizada e sustentável.
Ferramentas organizam informações. Processos bem estruturados organizam empresas.
Visão estratégica
Análise da operação considerando eficiência, segurança, experiência dos colaboradores e capacidade de crescimento.
Organização prática
Transformação das decisões do projeto em processos, responsabilidades, critérios e etapas executáveis.
Acompanhamento da implementação
Condução próxima para apoiar validações, testes, treinamento, implantação e melhorias.
Investimento
Investimento para a estruturação e acompanhamento
Seis meses de trabalho: diagnóstico, organização dos processos, apoio na escolha da plataforma, acompanhamento da implantação, testes e preparação das equipes.
Investimento mensal
R$ 3.000,00
por mês · Durante os seis meses do projeto.
Investimento total
R$ 18.000,00
O investimento cobre os serviços da Legatto
Plataformas, licenças, mensalidades, integrações e fornecedores externos não estão incluídos e serão pagos diretamente pela Maximiliano.
Ver custos de ferramentasCondição de pagamento
- Primeira parcela na assinatura do contrato.
- Demais parcelas na mesma data dos meses seguintes.
- Nota fiscal emitida a cada parcela.
Cada parcela acompanha uma etapa da construção da nova operação.
Período
Agosto de 2026 a janeiro de 2027
Formato
Encontros presenciais nas etapas-chave e execução remota
Validade da proposta
10 dias corridos
Início do projeto
Após assinatura do contrato e primeira parcela
Escopo comercial
O que está incluído
- Diagnóstico dos processos atuais.
- Mapeamento dos gargalos.
- Desenho dos processos futuros.
- Definição dos requisitos operacionais.
- Apoio na avaliação da plataforma.
- Organização do plano de implantação.
- Gestão das tarefas do projeto.
- Acompanhamento da parametrização realizada pelo fornecedor.
- Planejamento e acompanhamento dos testes.
- Apoio na preparação das equipes.
- Documentação dos processos.
- Acompanhamento do início da operação.
- Avaliação dos resultados iniciais.
- Reuniões relacionadas ao projeto.
- Comunicação assíncrona dentro da dedicação mensal prevista.
Fora do escopo
O que não está incluído no investimento
O investimento não contempla qualquer custo de contratação, utilização, implantação ou manutenção de ferramentas e serviços de terceiros.
- Licenças e mensalidades de plataformas.
- Ferramentas contratadas diretamente pela cliente.
- Serviços técnicos de programação.
- Desenvolvimento de software personalizado.
- Integrações desenvolvidas sob medida.
- Migração manual de grandes volumes de dados.
- Digitação de cadastros históricos.
- Conferência individual de todos os dados históricos.
- Execução das rotinas de RH e Departamento Pessoal.
- Serviços jurídicos.
- Serviços contábeis.
- Consultoria trabalhista especializada.
- Equipamentos e infraestrutura.
- Visitas presenciais.
- Viagens, hospedagens e deslocamentos.
- Demandas que ultrapassem o limite de dedicação mensal.
- Atividades não previstas no escopo.
- Taxas de setup e implantação cobradas por fornecedores.
- Licenças por usuário.
- Planos de armazenamento.
- Consumo de APIs.
- Assinaturas eletrônicas.
- Módulos adicionais.
- Suporte técnico contratado.
- Reajustes de preços.
- Custos de migração.
- Custos de integrações.
- Custos com fornecedores externos indicados durante o projeto.
Todos esses valores serão previamente apresentados à cliente sempre que dependerem de uma recomendação ou decisão acompanhada pela Legatto.
Demandas adicionais poderão ser contratadas por meio de orçamento complementar, apresentado previamente para aprovação.
Limites da execução
Para manter o projeto viável e bem conduzido
A Legatto organiza e conduz a implantação. A configuração técnica do sistema permanece sob responsabilidade do fornecedor contratado.
- Reuniões presenciais nas etapas-chave; o restante do trabalho é remoto.
- Comunicação em dias úteis e horário comercial, com resposta em até dois dias úteis.
- Solicitações urgentes dependem da disponibilidade.
- Atividades fora do escopo são orçadas à parte.
- As configurações técnicas do sistema são feitas pelo fornecedor da plataforma; a Legatto acompanha e valida.
- A Legatto não executa atividades trabalhistas, jurídicas ou contábeis.
Responsabilidades da Legatto
Compromissos da Legatto
Condução do projeto
Organizar as etapas, acompanhar o cronograma e orientar as decisões necessárias.
Estruturação dos processos
Mapear a operação atual e construir processos mais claros, integrados e aplicáveis.
Organização das informações
Registrar decisões, fluxos, responsabilidades e procedimentos definidos.
Acompanhamento da implantação
Apoiar as validações, os testes, o treinamento e o início da operação.
Comunicação e transparência
Sinalizar riscos, dependências, atrasos e decisões que possam afetar o projeto.
Responsabilidades da cliente
Para que o projeto avance dentro do prazo
O resultado da implantação dependerá da participação ativa dos responsáveis internos e do acesso às informações necessárias.
- Designar uma pessoa responsável pelo acompanhamento.
- Disponibilizar documentos, informações e acessos.
- Garantir a participação das pessoas envolvidas.
- Responder às solicitações de validação.
- Participar das reuniões e dos testes.
- Comunicar alterações internas que impactem o projeto.
- Contratar diretamente as plataformas aprovadas.
- Garantir a disponibilidade da equipe para treinamentos.
- Realizar as atividades internas atribuídas aos responsáveis da empresa.
- Avaliar e aprovar os fornecedores recomendados.
- Contratar diretamente as ferramentas selecionadas.
- Realizar os pagamentos de licenças, mensalidades e serviços externos.
- Disponibilizar os meios de pagamento e dados cadastrais necessários.
- Manter as ferramentas contratadas ativas durante o período necessário.
- Assumir reajustes, alterações de planos e cobranças realizadas pelos fornecedores.
- Autorizar previamente qualquer despesa adicional relacionada ao projeto.
A estrutura será conduzida pela Legatto, mas precisa ser construída e validada com quem vive a operação diariamente.
Alterações de escopo
Como serão tratadas novas demandas
O investimento contempla exclusivamente as atividades previstas nesta proposta e no escopo validado no início do projeto.
Solicitações que representem novas áreas, novos processos, funcionalidades adicionais, maior volume de trabalho ou extensão do prazo serão analisadas separadamente.
- 01Solicitação da nova demanda
- 02Avaliação do impacto
- 03Apresentação do prazo e investimento
- 04Aprovação da cliente
- 05Inclusão no projeto
Nenhuma cobrança adicional será realizada sem apresentação e aprovação prévia.
Condições gerais
Condições gerais
Aceite da proposta
Próximos passos
Aprovação desta proposta.
Envio dos dados para elaboração do contrato.
Assinatura do contrato e pagamento da primeira parcela.
Agendamento da reunião de início do projeto.
Estou ciente de que o investimento de R$ 18.000,00 se refere aos serviços da Legatto e que os custos de plataformas, licenças, ferramentas e fornecedores externos serão pagos separadamente pela Maximiliano.
- Proposta preparada para
- Maximiliano Comércio e Artigos Esportivos Ltda.
- Projeto
- Integração e Modernização dos Processos de RH e Departamento Pessoal
- Investimento
- R$ 3.000,00 por mês, em 6 parcelas
- Duração prevista
- 6 meses
- Validade da proposta
- 10 dias corridos
Uma operação moderna começa antes da implantação do sistema.
A modernização do RH e do Departamento Pessoal representa uma oportunidade de reduzir retrabalho, integrar informações e construir uma gestão de pessoas mais eficiente, segura e preparada para o crescimento da Maximiliano.
Organizado por dentro, resultado lá fora.
Isabela Reis
Fundadora da Legatto
Gestão de Projetos e Operações
- isabela@legattoorganize.com.br
- +55 31 9884-2322
- Data da proposta
- 31 de julho de 2026